Twee mensen, drieduizend prospects
Het salesteam van dit B2B SaaS-bedrijf bestond uit twee mensen. De prospectlijst telde er drieduizend. Persoonlijke e-mails schrijven voor zoveel mensen lukte niet, dus stuurde het team standaardteksten. Daarvan werd 8% geopend. Het team wilde persoonlijkere e-mails sturen, maar had er de uren niet voor.
Elke ochtend 25 drafts
We bouwden in vier weken een sales development systeem met Claude Code. De backend draait op Laravel, met vijf databasemodellen (kandidaten, drafts, feedback, sequenties en schrijfregels) en vijf API-controllers.
Elke ochtend selecteert een batchproces 25 kandidaten uit het CRM. Dat gebeurt op basis van scoringcriteria: bedrijfsgrootte, branche, laatste contactmoment en eerdere interacties. Voor elke kandidaat schrijft een AI-model een persoonlijke e-mail. Daarin staat bijvoorbeeld het product dat de prospect gebruikt, de sector waarin ze werken en een haakje uit recent bedrijfsnieuws.
Niets gaat de deur uit zonder mens
Niets wordt verstuurd zonder goedkeuring. Een reviewpagina in Vue toont alle 25 drafts. Het salesteam kan per e-mail goedkeuren, afwijzen, bewerken of uitstellen tot morgen. Bij een afwijzing geeft de reviewer een reden op, zoals: te lang, verkeerde toon of niet relevant. Die feedback wordt opgeslagen en gebruikt bij nieuwe drafts.
Ook de schrijfregels veranderen op basis van die feedback. Het begon met tien basisregels, zoals “maximaal zes zinnen” en “altijd een concrete vraag als afsluiter”. Na vier weken stonden er 23 regels in, allemaal gebaseerd op wat het team goedkeurde of afwees.
De open rate steeg van 8% naar 34%.
Het ochtendritueel
Een LaunchAgent start de batch elke werkdag om 07:00. Om 07:15 krijgt het salesteam een Telegram-bericht: “25 drafts klaar voor review.” Na goedkeuring verstuurt het systeem de e-mails via de Microsoft Graph API, vanuit het eigen mailaccount van de salesmedewerker. De prospect ziet dus geen apart platform als afzender.
Reageert een prospect na drie dagen niet, dan maakt het systeem een follow-up die voortbouwt op de eerste e-mail. Een sequentie stopt na maximaal drie berichten.
Van 8% naar 34%
Het salesteam beoordeelt de batch nu elke ochtend in tien minuten. De open rate steeg van 8% naar 34%. Twee mensen doen het werk waar eerder vijf mensen voor nodig waren.