De PDF die altijd achterliep
Het documenteren van bedrijfsprocessen ging bij dit IT-consultancybureau al jaren op dezelfde manier. De consultant tekende het proces in Lucidchart en exporteerde het als afbeelding. Die plakte hij in een Word-document, met per stap een beschrijving. Het geheel ging als PDF naar de klant. Anderhalf uur opmaakwerk per diagram.
En dan veranderde het proces. De consultant moest het diagram aanpassen, opnieuw exporteren, het document bijwerken en de PDF opnieuw versturen. In de praktijk gebeurde dat lang niet altijd. Klanten werkten daardoor met verouderde versies zonder het te weten.
Eén bron: het diagram
We bouwden met Claude Code een procesportaal dat Lucidchart-diagrammen automatisch omzet naar een interactieve webpagina. De consultant tekent alleen nog het diagram. Even later staat het resultaat klaar op een eigen link voor de klant.
Het portaal is white-label. Elke klant krijgt een eigen omgeving met eigen logo, huisstijlkleuren en bedrijfsnaam. Branding, layout en publicatie zijn geautomatiseerd.
Per processtap toont het portaal het diagram met de actieve stap uitgelicht. Daarnaast staat wat er in die stap gebeurt, wie verantwoordelijk is en welke systemen betrokken zijn. De klant klikt door de stappen heen en ziet hoe het proces loopt.
Van anderhalf uur naar tien minuten opmaakwerk per procesdiagram.
Updates zonder gedoe
Verandert een proces, dan past de consultant het diagram aan in Lucidchart. De nieuwe versie komt automatisch online, op dezelfde link. De klant ziet dus altijd de actuele versie.
Wat er nu anders is
De opmaaktijd per procesdiagram ging van anderhalf uur naar tien minuten. Klanten bekijken hun processen op een eigen portaal dat altijd actueel is. En het bureau verkoopt het portaal inmiddels als extra dienst.