Drie tools, nul overzicht
Het team betaalde 180 euro per maand voor drie losse systemen. Contacten stonden in het ene, campagnes liepen via het andere. En wie welke lead moest opvolgen, hield een collega bij in een eigen spreadsheet. Niets was gekoppeld.
Het team wilde één plek voor contactbeheer, e-mailmarketing en leadtracking. Zonder licenties die duurder worden bij elk nieuw teamlid.
Een weekend, twee open-source-tools
We stelden voor om alle drie de systemen in één weekend te vervangen door open-source-software zonder licentiekosten: Twenty CRM voor contacten, deals en pipeline, en Listmonk voor e-mailmarketing en nieuwsbrieven. Beide draaien in Docker-containers op de server die het bedrijf al had.
Claude Code schreef de Docker Compose-configuratie, de omgevingsvariabelen, de reverse proxy en de database-setup. Door de containers is het systeem ook makkelijk te verhuizen: voor een backup kopieer je een map, voor een migratie start je dezelfde containers op een andere server.
De twee tools zijn bovendien aan elkaar gekoppeld. Nieuwe contacten uit het CRM staan automatisch als ontvangers in Listmonk, en opens en clicks komen terug in het CRM als activiteit bij het contact.
Het team begon vrijdagavond met contacten importeren en e-mailtemplates overzetten. Zondagmiddag stuurden ze de eerste testcampagne uit het nieuwe systeem.
Van 180 euro per maand aan licenties naar 0 euro.
Wat er nu anders is
De licentiekosten zijn weg, want alles draait op de eigen server. Maar het team noemt iets anders als grootste winst: het is nu hun eigen systeem. Ze wachten niet meer op een leverancier voor een nieuwe functie. Extra velden, aangepaste workflows of een koppeling met interne tools bouwen ze wanneer ze zelf willen.